开会有技巧 | 河北文丰实业集团-j9九游会·(中国)

——学习王国忠《领导力修炼》有感
    我参加工作已二十多年了,参会、主持会也不计其数了,但听了“思想哥”的讲解还是受益匪浅,觉得王老师讲得很对,对照我自己觉得会前准备不充分,主持会时把控能力不强,与王老师的要求相差甚远。下面我与大家分享一下我学到的主持会或参会方式。
1、做好会前准备、制定会议议程
    不要开没有准备的会议,没有准备的会议只会造成一团乱麻,不仅不能解决问题,还影响员工士气、增加员工和整个公司的时间成本,这也是一项巨大的浪费。所以我建议开会前(特别是遇到重大的会议),一定要做好会前准备,不要等到进了会议室才开始思考。
     另外,会议要有明确清楚的会议议程,会务工作人员并要在会前以书面或通过oa、微信群发等方式把会议议程发给各参会人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作,保证每一项讨论、每一个环节控制在预计时间内,避免泛泛而谈、啰嗦、扯皮、推诿。
2、改变会议方式,变听觉为视觉
    我们公司无论是周例会还是月度经济分析会,目前均采用传统的方式,由各部门发言人阅读生产经营数据,其他单位领导均以倾听的方式了解数据指标,这样不但记忆不深刻,也很难对数据进行分析和对比,为了更直观的展现各种生产经营数据,提高会议的效果,我建议每个参会发言人在会前把演讲稿统一制成电子文档(ppt或word),然后在会议室以投影的方式展示,以视觉的方式呈现各种数据指标,有专家研究表明,视觉记忆比听觉记忆的效率高出好几倍。
3、明确会议主题、保证结果
    明确会议主题,就是明确开会的目的。会议的主题,要事先通知参会人员,并且在会议开始的前几页ppt里就要明确显示会议主题。
    这样,每个人都能积极的参与到会议议程中来,会议主持人应该控制好会议时间,适时打断那些偏离会议主题的冗长的发言,避免因为太长的时间让参会人员产生疲劳感。会议主持人还要把握会议成果与进程,没有定论则另外再讨论,达成决议则当场宣读并确认的结论,然后迅速进入下个程序。
   4、注意语言技巧、控制发言时间
    开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注意一些表达方式和技巧,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要把自己的观点强加于人。
为了会议进度还要设定个人发言的时间,准时开始、准时结束,尊重别人的时间,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题,如一个议题一定要有结论的话要事先通知参会人员,使他们有思想准备。
5、严肃会场纪律
    没有规矩不成方圆,开会也需要制定规矩和纪律,在会议开始前先宣布会议纪律,规定处罚措施。纪律检查官也可由主持人兼任,由他来对会场犯规行为进行提醒,比方说不按流程进行会议发言、带情绪、私下讨论、发恶劣脾气和攻击他人、玩手机等行为,都应该得到相应提醒或处罚。
6、做好会议记录、事后追踪、反馈
   开会要安排会议记录人员,做好准确完整的会议记录,记录好会议形成的决议、具体执行人员及完成期限、此项决议完成需要的资源,避免会后互相推诿,影响决议的执行。
   会议记录可通过oa发给每一个参会者或公司其他领导干部,并建立会议事后追踪程序,用以跟踪、落实会议的每项决议,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。
总之,开会是一种快速反应、提高效率、集思广益、传达领导思想和公司精神的绝佳方式,所以建议对参会者进行一次培训,让大家了解怎样开会,怎样主持,怎样记录,怎样追踪、处理,怎样对待分歧,怎样汇报等。这些必要的职业化训练,会让公司的会议变得更高效。
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